Не так давно в деятельность различных предприятий была введена кэдо, то есть система электронного документооборота. Надо сказать, что первоначально система была встречена с относительным недоверием, но предприниматели достаточно быстро поняли всю выгоду от использования подобной системы. Именно по этой причине на сегодняшний день многие предприятия начинают использовать кэдо, хотя законодательно такая система еще не стала обязательной.
Как осуществить переход?
Для легального перехода на кэдо необходимо соблюсти в обязательном порядке несколько достаточно существенных требований.
Наличие КЭДО-платформы
Важно понимать, что обмен документов с использованием электронной почты не является кэдо, по крайней мере с точки зрения действующего законодательства. Для перехода на кэдо необходимо в обязательном порядке начать пользоваться специализированными сервисами, причем информация об используемом сервисе вносится в локальные акты.
Важно, чтобы выбранная платформа была оснащена удобным интерфейсом, несколькими видами электронных подписей, достаточным функционалом и бесплатными уведомлениями, но при этом не должно быть скрытых платежей.
Оформление электронных подписей
Для легального использования кэдо необходимо в обязательном порядке каждого сотрудника обеспечить электронной подписью. Это указано в действующем законодательстве. Причем существует несколько видов электронных подписей, каждая из которых предназначается для отдельных категорий сотрудников.
Не все документы можно вести в электронном виде
Существуют некоторые документы, которые обязательно создавать на бумажном носителе. В частности это относится к приказам на увольнение. Впрочем, создать данный документ можно в электронном виде, но его придется продублировать на бумажный носитель.
Согласие сотрудников
Разработанная законодательная база предписывает, что переход на кэдо может быть исключительно добровольным. Таким образом, для введения кэдо руководство обязано заручиться согласием каждого сотрудника в письменном виде. Однако, из этого правила также есть исключения.
Таким образом, можно сделать вывод, что хоть кэдо и является достаточно удобной системой ведения документооборота, которая позволяет значительно экономить ресурсы предприятия и время сотрудников, перейти на нее не так уж и просто.
Акционерное Общество «Тинькофф Банк»
ОГРН 1027739642281
123060, Москва, 1-й Волоколамский проезд, 10-1
