Эксперты «Института Тренинга — АРБ Про» провели любопытное исследование: они изучали трудовую жизнь 3000 офисных сотрудников в разных московских организациях. О результатах рассказала «Вечерняя Москва», а «Тонкости» выбрали самое интересное.
Эксперимент показал, что в среднем столичные клерки тратят впустую 4 часа 20 минут рабочего времени. Из них: по часу на общение с коллегами и чаепития с перекусами, 80 минут на перекуры, 45 минут на то, чтобы вернуться к работе после обеда и еще полчаса на опоздания и ранние уходы с рабочего места. Эти цифры одинаковы для всех офисных сотрудников вне зависимости от должности и профессии, но вот сами они по-разному оценивают количество времени, потраченного зря. Чем выше должность, тем меньше, по мнению сотрудников, они отдыхают: рабочие называли цифру 13 %, менеджеры — 7 %, руководители — 3-5 %.
Куда уходит время?
Эти результаты прокомментировали несколько специалистов в области организации времени. Заведующий Центром анализа социальных программ и рисков Института социальной политики Сергей Смирнов считает, что многое зависит от мотивации сотрудников: если они получают процент с продаж или премию за выполнение плана, работают с большим рвением. Не стоит, по его словам, забывать и о сезонности: в некоторых организациях бывают месяцы практически полного безделья, а в высокий сезон тем же сотрудникам приходится перерабатывать.
Ведущий эксперт компании «Организация времени» Марианна Лукашенко рассказала о так называемых «ловушках времени». Если часто переключаться с одного дела на другое, не доделывая, в общей сложности времени на них тратится больше — мозг не может сиюминутно перестраиваться на новые задачи. Отвлекаться можно на что-то, занимающее не больше двух минут, более продолжительные дела лучше начинать после завершения начатого. Еще одна популярная «ловушка» — социальные сети и переписка по нерабочим вопросам. Все это отвлекает, снижает производительность и занимает много времени.
Распространенная проблема — прокрастинация. Сотрудник постоянно откладывает какое-то сложное дело, занимаясь вместо этого другими, менее важными, или вообще ничего не делает и только «собирается начать». Самое сложное задание обычно занимает намного меньше времени, чем такая подготовка к нему.
В некоторых организациях очень любят совещаться. Само по себе это хорошо и может быть продуктивно, но, если собрания плохо спланированы, на них «для массовки» присутствуют сотрудники, не заинтересованные в обсуждаемых вопросах и тратящие время впустую.
Кофе
Кофе — главный «убийца» рабочего времени. У него, конечно, есть оправдание: бодрит, помогает «включить мозги», проснуться. На самом деле ученые давно доказали, что кофе нисколько не способствует рабочему процессу, а даже наоборот. Кофеин бодрит не всех, есть люди, которые после его употребления чувствуют себя уставшими. Тем, кто действительно ощущает прилив сил, обычно трудно сосредоточиться, поэтому работоспособность их только снижается. Сам же процесс пития кофе обычно затягивается из-за задушевных разговоров в приятной компании.
Менталитет
Игорь Кузнецов, ведущий научный сотрудник института социологии ФНИСЦ, считает, что во многом низкая производительность труда в российских компаниях связана с особенностями нашего менталитета. В западных странах работа — это только источник дохода. Люди продают часть своего времени, чтобы позволить себе достойную интересную жизнь за пределами офиса. Для русского человека работа — это важная, а иногда и главная часть жизни. В офис ходят общаться, развлекаться, устраивать личную жизнь, плести интриги. Наши соотечественники могут отказаться от более высокооплачиваемой и трудной работы, чтобы остаться в дружном коллективе, где не слишком много спрашивают. Поэтому большая часть сотрудников не настроена «вкалывать», чаще на работе они просто приятно проводят время, выполняя определенные обязанности.
Лентяи поневоле
А вот преподаватель МГУ Виктор Кудрявцев считает, что не всегда сотрудники виноваты в том, что в рабочее время они бездельничают. Часто условий для продуктивного труда просто нет: не работают компьютер или принтер, нет системного администратора. Распоряжения руководителей не всегда четкие, поэтому подчиненным приходится догадываться самим, чего от них хотели, что чревато ошибками и тратой лишнего времени.
Бывает неудачное соседство: если рядом сидит сотрудник, склонный поговорить на отвлеченные темы, регулярно делающий перерывы на перекур или кофе, невольно в этот режим втянутся и коллеги.
Много рабочего времени тратится на праздники: дни рождения, уходы и возвращения из отпусков, другие события, которые нужно отметить. Даже если планируется корпоратив за пределами офиса, подготовка к нему, как правило, идет на работе.
Тайм-менеджмент
В последние годы многие компании оптимизируют расходы, в связи с чем нагрузка на сотрудников растет, что становится причиной стрессов. Это не способствует росту производительности: работник каждый день сталкивается с необходимостью сделать несколько важных дел, не знает, за какое браться, делает все понемногу и в результате тратит больше времени. Психотерапевты советуют разделять приоритеты, систематизировать задачи и составлять четкий план работы, обозначив время выполнения для каждого дела.
Повысить производительность труда можно, делая в конце каждого часа 10-минутные перерывы. Это время не стоит тратить на соцсети — лучше подвигаться, перекинуться парой слов с коллегами. Паузы нельзя затягивать, иначе весь план пойдет наперекосяк.
Со стороны руководителей важен контроль рабочего процесса и соблюдения дедлайнов; нужно четко выстроить систему штрафов и поощрений. Грамотная мотивация — логичный и цивилизованный способ побудить сотрудников к эффективной работе.
