Деловой туризм — особенности организации
Деловой туризм — важная и достаточно сложная отрасль туристического бизнеса. Высокая ответственность, внимание к деталям и умение быстро и результативно ориентироваться в случае возможных шероховатостей в течение поездки — вот ключевые навыки, которыми должен владеть менеджер, организующий деловой вояж. От прочих видов туризма деловой отличается прежде всего денежной составляющей вопроса: от того, насколько удачно сложится поездка, зависят порой многомиллионная прибыль (или, наоборот, убыток) компании, так что риски здесь повышенные, а безалаберность и расчёт на «авось» категорически недопустимы. Как у любого другого вида туризма — от экскурсионного и пляжного до шопинга и лечебного — у делового есть свои важные особенности организации, тонко зависящие от направления, сезона, целей и многих других факторов поездки. О ключевых тонкостях организации делового туризма мы и расскажем.
Мероприятия различной сложности и формата: частные встречи, корпоративы, семинары, совещания, конференции, тимбилдинг и др.
- Подбираем отели и площадки любой категории и инфраструктуры
- Организовываем трансферы, авиа/жд билеты, билеты в театр или на концерт
- Оформляем визы под поездку
- Работаем по всему Ближнему Востоку, а также в Турции, Таиланде, Мальдивах и др.
- Организация свадебных церемоний, девичников/мальчишников, юбилеев и много другого.
Обращайтесь в Space Travel — наши специалисты оформят любое мероприятие поездку «под ключ»
Едем на выставку
Выставки — один из основных сегментов делового туризма. В мире ежегодно проходит до 30 тысяч выставок всевозможной тематики, где бизнесмены могут пообщаться с коллегами, узнать о новинках своей отрасли и заключить контракты.
Организовывая деловой визит на выставку, важно прежде всего позаботиться о формальной возможности посещения клиентом этой выставки (наличие визы, оформление пропуска, покупка билета, аккредитация, наличие необходимых документов), о проживании поблизости от выставочного комплекса и о доступности авиа- или железнодорожных билетов на нужные даты. Бронировать такую поездку нужно как можно более заранее: представьте, что помимо вашего клиента поселиться в ближайших отелях планируют ещё пара десятков тысяч бизнесменов со схожими целями. Аналогичным образом, лучше не тянуть с подачей документов на визу и посещение выставочного комплекса — если по одному из пунктов сроки будут поджимать, велика вероятность, что поездка сорвётся, как мы уже говорили, возможно, лишая бизнесмена и компанию солидной прибыли.
Частная деловая поездка
Организация частной деловой поездки во многом благодарнее выставочного туризма. Во-первых, как правило, здесь нет чётких дат, в которые ваш клиент просто обязаны быть на месте. Коллеги и партнёры обычно охотно идут на подвижки в планировании встреч, понимая всю сложность бизнеса — мира высоких скоростей и цейтнотов. Во-вторых, график самой поездки также можно передвигать, а назначенные встречи — менять местами, в отличие от обязательного выставочного «чёса» по стендам и экспонентам и необходимости подстраиваться под расписание встреч с потенциальным партнёром. Наконец, частные деловые поездки вовсе необязательно проводить в пиковые даты (и сами клиенты стремятся избегать ажиотажа), а значит, у вас больше возможностей забронировать наиболее подходящий отель и удобный перелёт.
Однако организация частной поездки таит в себе другие трудности — в частности, необходимость наполнить ограниченный по времени визит клиента максимально возможным полезным времяпрепровождением. Значит, планинг должен быть выверен по часам, а в случае отмены какого-либо события это время не должно быть потеряно.
Конгрессы и конференции
Организация конгрессов и конференций — масштабная работа, в которой волей-неволей приходится опираться на партнёров — выставочные комплексы и отели. Если при частном деловом визите практически вся ответственность лежит на вас, здесь не обойтись без плотного взаимодействия — а значит, ваши партнёры должны быть надёжными на сто процентов.
При этом от каждого участника этого события требуется активный вклад в общее дело — выступление с докладом, лекцией или презентацией. На конгрессы обычно едут вместе по меньшей мере несколько специалистов, так что вы будете иметь дело с группой. Необходимо забронировать авиабилеты на один рейс, организованно заселить клиентов в один отель, а также обеспечить проход на мероприятия. Разумеется, нужно заранее удостовериться, что визы, при их требовании, наличествуют у всех участников конференции.
Семинары и тренинги
Семинары и тренинги — направление делового туризма, рассчитанное на специалистов самых различных отраслей. В большинстве случаев они проводятся для повышения квалификации персонала. Это событие меньшего масштаба, нежели конгресс и семинар, как по числу участников, так и по «охвату» тем и интенсивности ежедневной программы. В семинар, как правило, едут знакомые друг с другом коллеги, поэтому дополнительная культурная составляющая совместного досуга не менее важна, чем официальная часть.
При организации семинара или тренинга также не обойтись без тесного сотрудничества с отелем или бизнес-центром. Стандартно необходимые услуги: проживание, аренда конференц-зала, оборудования (микрофоны, проектор и т. п.) — и их обеспечение целиком лежит на плечах принимающей стороны. Помимо прочего, от вас требуется позаботиться о трансфере, авиабилетах и развлекательной программе (если её не предоставляет отель).
Инсентив и прочие «плюшки»
Поощрительные инсентив-туры — практическая синекура для турагента, специализирующегося на деловом туризме. В таких поездках компания развлекает своих отличившихся работников, так что прессинг деловых встреч и переговоров здесь сведён к нулю. Важный нюанс организации инсентив-туров: скорее всего, вы будете иметь дело с большой группой — сзывают сюда сотрудников компании, клиентов, дилеров, торговых агентов, топ-менеджеров и так далее, поэтому работать придётся, что называется, «на опт» — это касается и бронирования авиабилетов, и трансфера, и расселения в отеле.
